De ambitie van Vitesse is om de sportieve magneet van Barendrecht te worden. Om dit te bereiken zijn vrijwilligers onmisbaar. We vragen leden en ouders om als vrijwilliger bij te dragen aan de club. Daarom is het van groot belang dat Vitesse een veilige omgeving is om als vrijwilliger mee te doen.

Onze trainers, coaches en coördinatoren krijgen tegenwoordig te maken met kritische e-mails en whatsapp-berichten van ouders van jeugdleden. Vaak is het onderwerp van deze communicatie onvrede over het team waar het jeugdlid in speelt. Helaas leidt dat soms ook tot persoonlijke aanvallen richting de ontvanger van het bericht en aantijgingen aan andere betrokkenen. Als bestuur zijn wij van mening dat deze wijze van communicatie niet past binnen onze vereniging. Daarom hebben we de volgende richtlijnen opgesteld:

Gesprek is de basis

Vitesse is altijd bereid om in gesprek te gaan over gemaakte keuzes of specifieke situaties in een van onze teams. Dit doen wij voor leden tot en met de D categorie primair met de ouders, eventueel in bijzijn van het jeugdlid. Voor jeugdleden vanaf de C categorie voeren wij gesprekken over gemaakte keuzes met de (jeugd)leden zelf. In principe spelen de ouders in deze gesprekken geen rol.

Vragen om gesprek

Mochten ouders van jeugdleden uit de Leeuwtjes, F, E of D, of leden van de C categorie of hoger in gesprek willen over de gemaakte keuzes of ontstane situatie dan melden zij zich bij voorkeur persoonlijk bij de trainer en/of coördinator van het desbetreffende team, of de desbetreffende categorie. In dit verzoek tot een gesprek is geen ruimte voor inhoudelijke vragen of opmerkingen, alleen voor het onderwerp en het verzoek tot een gesprek. Op deze manier voeren we een inhoudelijk gesprek waarin ruimte is voor elkaars standpunten. Daarmee willen wij voorkomen dat onze vrijwilligers emotioneel beladen emails of whatsappberichten krijgen, met mogelijk persoonlijke impact.

Mocht een ouder of jeugdlid toch met een zoals hierboven bedoelde inhoudelijke klacht komen, dan beantwoordt de voorzitter van de CTZ, of een bestuurslid, dit bericht met een verwijzing naar dit beleid. Daarna volgt er eerst een gesprek over de vorm van het bericht en pas daarna is er ruimte om over de inhoud te praten.

Het is de taak van de trainer/coördinator om de voorzitter van de CTZ of het bestuurslid op de hoogte te brengen van de situatie. De voorzitter CTZ, of bestuurslid, zal hierna actie ondernemen en vervolgens “groen licht” geven voor een inhoudelijk gesprek.

Aanpak van de gesprekken

De oudergesprekken over de inhoud voeren we met 2 personen vanuit Vitesse. Dit kunnen coaches, coördinatoren, de voorzitter CTZ of een bestuurslid zijn. Het is aan de coördinator om in te schatten welke personen gevraagd worden in het betreffende gesprek. Het uitgangspunt is dat vrijwilligers van Vitesse niet alleen een gesprek hoeven voeren met ouders van jeugdleden. Zij krijgen altijd de ruimte om dat samen met een andere persoon te doen. Als er alleen met jeugdleden gesproken wordt, zullen deze gesprekken altijd gehouden worden in het zicht van anderen, en dus niet in een afgesloten bestuurskamer of kleedkamer.

Doel van het gesprek

Het doel van dit soort gesprekken is altijd het verduidelijken en uitleggen van keuzes of situaties ten einde wederzijds begrip voor de situatie te creëren. Er zal in dit soort gesprekken nooit sprake zijn dat een vrijwilliger overtuigd kan worden van standpunten van de speler of ouder, en hiermee een beslissing terugdraait.

Vastgesteld in de bestuursvergadering van 8 januari 2024.